Адрес: 296500, г. Саки, ул. Ленина, 15
Режим работы: с понедельника по пятницу с 8.00 до 17.00, перерыв с 12 до 13.00
Начальник отдела: Милевская Виктория Анатольевна
Контактный телефон: (36563) 2-36-85;

В состав отдела делопроизводства и контроля аппарата администрации Сакского района входят:

• Сектор контроля

Отдел делопроизводства и контроля аппарата администрации Сакского района Республики Крым (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата администрации Сакского района Республики Крым, выполняющим муниципальные функции и реализующим полномочия в сфере организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению в администрации.

Отдел руководствуется в своей деятельности:

Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, унифицированной системой организационно-распорядительной документации Госстандарта Российской Федерации, правилами и методическими указаниями Росархива, Конституцией Республики Крым, законами и нормативными правовыми актами Республики Крым, Уставом муниципального образования Сакский район Республики Крым и иными муниципальными правовыми актами, Регламентом администрации Сакского района Республики Крым, Положением об аппарате администрации Сакского района Республики Крым, инструкцией по делопроизводству в администрации Сакского района Республики Крым, другими действующими нормативными и методическими документами в области документационного обеспечения, делопроизводства, архивного дела, а также настоящим Положением.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами государственной власти Республики Крым, иными государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями Сакского района Республики Крым, структурными подразделениями администрации Сакского района Республики Крым по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки выполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления необходимых руководству документов и использования служебной информации.

Отдел не является юридическим лицом. Структура отдела, численность его работников утверждаются представительным органом муниципального образования по представлению главы администрации Сакского района Республики Крым (далее – администрация района).

Штатное расписание отдела утверждается главой администрации района на основе организационной структуры.

Цели и задачи отдела

Деятельность отдела направлена на достижение следующих целей:

• повышение эффективности муниципальной службы в администрации района;
• создание единого подхода к организации делопроизводства в струк-турных подразделениях администрации района;
• создание отлаженной системы контроля за исполнением служеб-ных документов.

Основными задачами отдела являются:

• обеспечение организации делопроизводства и документооборота в администрации района и ее структурных подразделениях в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации района, Регламентом работы администрации района;
• организация соблюдения установленного порядка прохождения нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации в администрации района;
• документационное и организационное обеспечение деятельности главы администрации района;
• организация работы и обеспечение сохранности ведомственного архива администрации района;
• обеспечение своевременного и качественного изготовления документов и материалов администрации района;
• внедрение новых технологических процессов работы с документационной информацией на основе использования компьютерных средств, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
• осуществление контроля за своевременным прохождением и качественным оформлением правовых актов администрации района;
• осуществление делопроизводственного контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации района, за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступающей в адрес руководства администрации района, анализ исполнительской дисциплины;
• обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в процессе деятельности администрации района;
• организация методической помощи в работе с документами;
• обеспечение режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Функции отдела

Отдел выполняет следующие функции:

По вопросам ведения делопроизводства:

• обеспечивает организацию делопроизводства в администрации согласно действующим стандартам и правилам делопроизводства с использованием системы электронного документооборота;
• осуществляет приём, регистрацию, предварительное рассмотрение учёт входящей и исходящей корреспонденции и передаёт её в соответствии с распределением обязанностей главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата и исполнителям;
• проверяет проекты правовых актов главы администрации на соответствие их нормам делопроизводства;
• o вносит на рассмотрение главы администрации района проекты правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• хранит подлинники правовых актов (распоряжений, постановлений администрации района), ведет регистрацию, обеспечивает тираж, рассылку их копий и ознакомление с ними;
• ведёт электронную базу данных входящей, исходящей корреспонденции, правовых актов главы администрации;
• осуществляет приём и передачу информации в электронном виде;
• обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизи-рованных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации района;
• организует и осуществляет тиражирование документов;
• разрабатывает типовые бланки, формы документов, образцы печатей и штампов администрации района, организует их изготовление, выдачу и учет;
• оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации района по вопросам организации и ведения делопроизводства;
• разрабатывает и внедряет учет поступающих методических документов в области документационного обеспечения;
• разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в адми-нистрации района;
• разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации района, номенклатуру дел отдела, формирует номенклатурные дела отдела и осуществляет контроль за формированием аналогичных дел в структурных подразделениях администрации района;
• осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации района;
• организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности администрации района, дальнейшему совершенствованию делопроизводства;
• разрабатывает перспективные и текущие планы работ отдела;
• обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;
• участвует в подготовке и проведении семинаров, совещаний, коллегий по делопроизводству, организации контроля по выполнению документов;
• осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации района, обязательным соблюдением требований по составлению, оформлению документов и организации делопроизводства, предусмотренных Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти и Инструкцией по делопроизводству в администрации района;
• контролирует прохождение, исполнение и оформление служебных документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, осуществляет контроль за своевременным возвращением в отдел структурными подразделениями администрации подлинников отработанных документов
• организует работу экспертной комиссии и комиссии по исполнительской дисциплине;
• принимает меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов, то есть ситуации, при которой личная заинтересованность (возможность получения при исполнении должностных обязанностей доходов в виде денег, ценностей, иного имущества или услуг имущественного характера) сотрудников отдела влияет или может повлиять на надлежащее исполнение ими должностных обязанностей, при которой возникает или может возникнуть противоречие между личной заинтересованностью муниципальных служащих и законными интересами граждан, организаций, общества или государства.
• выполнением документов и заданий, определённых администрации Указами и поручениями Президента Российской Федерации, постановле-ниями Государственной Думы, поручениями правительства Российской Федерации, Законами Государственного совета Республики Крым, постановлениями, распоряжениями, поручениями Совета министров Республики Крым, Главы Республики Крым (далее нормативно-правовые документы вышестоящих органов власти), постановлениями, распоряжениями, поручения главы администрации района, главы муниципального образования Сакский район Республики Крым, обращениями и запросами депутатов всех уровней власти;
• обеспечивает координацию работы по организации контроля за выполнением нормативно-правовых документов вышестоящих органов власти, главы администрации района, главы муниципального образования Сакский район Республики Крым в структурных подразделениях администрации района, отраслевых и территориальных органах администрации района, сельских поселениях;
• анализирует ход выполнения документов, проводит мониторинг их выполнения;
• информирует главу администрации района, его заместителей и рукоовдителя аппарата администрации района о результатах выполнения контрольных документов.